山东大学关于改进招标采购工作的实施意见（山大财字【2016】62号）

全校各单位：

《山东大学关于改进招标采购工作的实施意见》业经山东大学校长办公会议研究通过，现予以公布，请遵照执行。

                                                          山 东 大 学

                                                         2016年12月31日

                                     山东大学关于改进招标采购工作的

                                             实  施  意  见

为深入贯彻国家关于全面深化改革、创新驱动、完善科技管理和运行机制的政策，落实“简政放权、放管结合、优化服务”的精神，根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发[2016]50号）、《关于完善中央单位政府采购预算管理和中央高校、科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知》（财库[2016]194号）、《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库[2016]99号）等文件，针对我校实际，现就招标采购预算和计划管理、科研仪器设备采购、简政放权、内控建设、监督检查等事项提出如下实施意见。

一、加强招标采购预算和招标采购计划管理

采购预算和计划是做好采购管理工作的重要基础，在采购工作开始前，全校各单位须提前筹划，编制科学、合理的采购预算和采购计划。具体要求如下：

（一）推进科学化、精细化的采购预算

各部门对本单位将要发生的招标采购活动，应事先进行中长期规划，提前编制下一年度招标采购预算；采购预算编制办法和步骤依据学校预算管理办法执行，跟随我校年度部门预算同步编制和提交；预算编制应科学合理，编制前申报单位需进行充分市场调查，力求准确；预算须实事求是，要以采购内容为基础进行测算，不能以概算代替预算；预算中需明晰采购项目名称、资金来源、金额、采购类别（工程、货物、服务）、采购主要内容等；预算的变更调剂依据学校有关制度及财政部有关文件规定程序执行；采购预算要“应编尽编”，原则上“无预算不采购”，并应维护采购预算的严肃性，不能随意调减采购预算以规避招标采购。编制详细采购预算确有难度的，原则上设置两年的过渡期，期间编制采购预算涉及的部门应认真研究解决措施和办法，力争尽早推行采购预算；过渡期结束后，所有部门应无条件执行采购预算相关规定。

（二）逐步推行招标采购计划管理

采购计划是招标采购工作的开端，科学、有序的采购计划对学校教学科研活动的正常开展、预算执行、增加资金使用效益、显著提高采购质量和效率等方面具有重要意义，各部门要重视采购计划的编制。

采购计划由学校财务招标采购管理部门和采购职能部门分级协同管理，招标采购管理部门职责是对计划进行校级汇总、分类、报批或备案，采购职能部门职责是对本部门管理的采购工作，进行采购计划的审查、汇总；校内各单位在收到年度招标采购预算 “一下”批复30日内，编制本单位年度采购实施计划，每年采购预算“二下”后30日内可以进行计划的补报，其他时间原则上不接受采购计划的申报，采购计划变更涉及预算调整的，履行预算调整程序后可变更采购计划；采购计划应该在采购预算的基础上进行编制，计划应详尽具体，计划中要体现使用单位、采购名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购要求（技术需求）、采购时间等内容；采购计划编制完成后经所在单位审定，上报采购职能部门进行落实并审查、汇总，后提交至招标采购管理部门，经汇总分析后制定学校年度招标采购计划，该计划提请学校校长办公会议研究通过后，下发各单位执行；

招标采购工作应严格按照采购预算和计划进行，已编入年度采购计划的项目无需其他行政审批，可直接进入采购程序，并按照计划日期优先安排采购；编制采购计划确有难度的，原则上安排两年的过渡期，过渡期内临时申报的项目仍采用“一事一批”进行行政审批，排在已列计划项目完成之后进行招标采购；过渡期结束，所有项目均应编制招标采购计划，未办理补报手续或未列入年度采购计划的项目，原则上不得实施采购。

二、简化科研仪器设备采购措施

根据国家有关科研仪器设备采购管理文件精神及要求，对我校科研仪器设备的招标采购工作提出如下简化措施:

（一）科研仪器设备的适用范围

“科研仪器设备”是指学校各单位使用各类预算资金采购的用于教学科研活动或与其有关的仪器设备，并包括满足其使用功能所需的其他货物（耗材、配件、家具、标本、软件、图书资料等），但不包括用于学校行政管理、后勤保障等工作的仪器设备。

（二）提高科研仪器设备采购自主权

科研仪器设备采购不受政府集中采购目录的品目限制，凡符合本意见适用范围所界定的科研仪器设备采购，均不需要实施政府集中采购。

纳入科研仪器设备范围的项目，不分资金额度和品目，在合规合法的前提下均可由我校自主采购。招标采购管理部门要充分利用电子化采购手段，并优化采购流程，提高采购效率；在做好信息公开的基础上，采购项目的技术需求方面执行“权责对等” 原则，即项目负责人有权决定“买什么”，充分尊重项目负责人合理要求，但项目负责人需对此产生的后果负责；采购职能部门需对技术需求进行公示检验合理性并征集意见；项目负责人需对技术指标疑问及时进行回复并完善技术需求；招标采购管理部门不再对项目的技术指标进行审查。

非科研仪器设备的招标采购工作应严格按照政府采购法律法规、国务院发布的集中采购目录及学校有关规定等要求进行招标采购。

（三）下放科研仪器设备采购评审专家选择权

科研仪器设备采购可以由我校依据学校有关专家管理办法自行选择评审专家，校内人员可作为评审专家参加评审活动，但应当在中标（成交）结果公告中对自行选定的评审专家进行公告并标注。对专业性强、技术含量高的特殊科研仪器设备，可由项目负责人推荐不超过评标委员会总人数三分之一的非本部门技术评审专家参与评标；项目负责人需对自荐专家的合法性及公正性负责，并出具推荐意见书，意见书随采购资料一并存档。自行选择科研仪器设备评审专家应按照《政府采购法》第十二条和《政府采购法实施条例》第九条的规定执行回避原则。

（四）简化科研仪器设备进口报批及论证程序

政府采购限额标准以上的进口科研仪器设备采购，无需进行报批，但须就进口事宜进行论证，并依据论证结论进行事前备案。相关管理部门要负责进口论证的统筹安排及开展工作，论证工作要讲求实效，执行 “合并论证为主，单独论证为辅”的原则，采取由学校职能部门结合贵重仪器设备购置一并论证或集中进行论证，尽量减少论证工作量；项目负责人应在项目采购执行前将论证意见递交至招标采购管理部门，并由招标采购管理部门到财政部“政府采购计划管理系统”进行进口设备采购事前备案。专家论证意见应随采购资料存档备查。

政府采购限额以下的仪器设备无需就进口事宜进行论证。

（五）简化采购方式变更程序

公开招标限额以下的科研仪器采购项目，根据开评标现场情况及评审委员会的审查意见，经招标采购管理部门确认后，可以直接变更为所需的采购方式，变更原因及具体情况需形成书面报告存档备查。

达到公开招标数额标准的科研仪器设备，采用非公开招标方式采购的（单一来源采购方式除外），需由招标采购管理部门报教育部、财政部审批。公开招标失败变更政府采购方式和直接申请单一来源采购方式，仍须按照《中央预算单位变更政府采购方式审批管理办法》（财库〔2015〕36号）的规定执行。

三、简政放权，优化流程，提高采购效率

随着学校事业发展，招标采购事务呈逐年递增的趋势，为进一步完善招标采购运行机制，招标采购管理部门应在真正厘清各相关部门及参与人之间关系、职责后，通过“分事行权、简政放权”，不断优化流程、改革创新，切实提高采购效率和满意度，进一步做好招标采购工作。具体意见如下：

（一）在明晰各部门职责基础上，实行“权责明晰、依法行权、有责必究、终生负责”的管理制度，切实减少沟通和协调环节，提高执行效能。

1.项目负责人（单位）对招标采购项目的真实性即“买什么”负责，对采购项目的技术需求即参数指标具有决定权并对其合理性、公正性负责，招标采购管理部门不再对技术需求进行审查；采购过程中要采用网上彻底公开的方式对技术需求进行公示，如有异议经查证确实具有歧视性、排他性等违规条款，将在全校范围内进行通报警示并暂停本次采购；非公开招标项目中项目负责人对自己推荐的供应商承担事先调查的责任，供应商在本次采购活动中如有违规行为，将依规严肃处理并通报警示；项目负责人如在考察推荐供应商过程中存在违法违纪行为，将在全校范围内通报警示，并追究相关责任；

2．相关管理部门对采购项目的可行性、必要性（含进口）论证工作即“是否买”负责；采购职能部门负责对技术需求进行公示并征集意见；非公开招标项目中采购职能部门对自己推荐的供应商承担事先调查的责任，供应商在本次采购活动中如有违规行为，将依规严肃处理并通报警示；采购职能部门如在考察推荐供应商过程中存在违法违纪行为，将在全校范围内通报警示，并追究相关责任；

3．招标采购过程中采购方式的适用、采购程序的规范、招标采购文件中的非技术条款即 “如何买”，按照职责范围分别由招标采购管理部门和采购职能部门最终审定且负责,且负责对非公开招标项目中推荐供应商进行各种资质证件验证工作；上述工作出现明显过错的，将在全校范围内通报并警示；造成重大事故的，由学校纪委监察部门依规处理；招标采购管理部门应加强对相关法律法规、政策、制度宣传及培训力度，逐渐提高全体教职员工依法采购意识；

4．监管重心适当下移，各教学院部要成立以党政主要负责人为组长的招标采购工作管理小组，对本单位的招标采购事宜进行监督、指导、审查，并进行招标采购有关政策的宣传落实，加强廉政建设，确保各项采购工作的顺利开展；招标采购工作管理小组为依托院部建制的非实体单位，应包括分管财务、宣传、科研、纪律检查等领导；本单位人员在招标采购活动中如有违规违纪的，所在单位招标采购工作管理小组组长负有领导责任；各教学院部需制定具体办法执行上述要求；

（二）要不断加强采购计划管理，逐步实行采购项目“集中审批”模式代替 “一事一批”，简化审批流程，提高办事效率。经学校校长办公会研究通过的招标采购年度计划的项目，无需其他行政审批,可直接统筹安排采购。其中公开招标限额以上而采用非公开招标采购方式的政府采购项目需另外报财政部审批。

（三）招标采购管理部门要针对政府采购限额以下的项目进行调查研究，按照“大中小”及“通用、特殊”不同项目类型采取不同处理方法，实践并总结出公开、透明、简洁、快捷的采购办法，提高采购效率；在“权责一致、负责追责”的约束下，适当下放权与责，在“大额采购集中管理”的基础上，适当提高并放开小额采购权，鼓励项目负责人和职能部门依法积极参与采购管理工作。

（四）政府采购限额以下的采购项目，充分利用互联网技术采用快捷采购方式进行采购，减少冗余环节；招标采购工作要逐步推行电子招投标及采购交易端，规范流程、透明交易，减少人为参与环节提高执行效率，执行无纸化招投标活动降低采购成本；招标采购业务开展过程中涉及的管理部门要逐渐推行电子签名认证，减少业务办理时间。

四、进一步加强招标采购工作内控建设

要进一步完善招标采购内部控制管理，严格执行相关规定，做到全程“公开、透明、可追溯”。在招标采购工作开展过程中要以“分事行权、分岗设权、分级授权”为原则，通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的运转和管控制度，实现对各环节权力行使的有效制约。

(一)创新机制，优化资源，搭建“共享”平台

为加强和规范招标采购管理，减少部门间重复建设，减少多口径管理给教工操作带来的不便，并便于充分利用校级招标采购专家库、供应商库以及电子化平台和其他软硬件资源，学校招标采购管理部门要建设统一的招标采购新平台，该平台应包括统一的项目管理平台，统一的开评标会议室，统一的专家库及抽取系统，统一的供应商库，统一的信息公开系统，统一的电子化采购系统，统一的电子档案系统，统一的电子监管系统，统一的通报及警示系统。招标采购管理部门负责对平台进行建设、管理和维护。该平台建设完成后，我校自行组织的采购项目均需在该平台进行招标采购。学校采购限额以下的项目，采购操作权不变，仍由职能部门在新平台进行操作及实施。

(二)招标采购信息应全程公开

招标采购工作要主动公开相关信息（涉密采购除外），根据《关于做好政府采购信息公开工作的通知》（财库〔2015〕135号）、《关于对中央预算单位政府采购执行情况实行动态监管的通知》（财办库﹝2016﹞413号）等文件规定，招标采购管理部门要制定出简便顺畅的操作流程和提供集中统一的发布渠道，确保招标采购信息发布的及时、完整、准确，实现招标采购全流程信息的公开透明。政府采购限额以下项目均需依照学校规定进行公开，政府采购限额以上的项目需在国家机关指定媒体进行公开。公开内容如有应包括：招标公告、资格预审公告、竞争性谈判公告、竞争性磋商公告、询价公告、采购项目预算金额、中标或成交结果、采购文件、更正事项、采购合同、单一来源公示、终止公告、监管处罚信息等。

(三)大力加强招标采购信息化建设

为进一步促进招标采购工作的规范化，提高采购效率，并使招标采购全过程公开、透明、可追溯，学校招标采购管理部门要牵头建设及整合招标采购信息化管理系统。信息化管理系统要全流程覆盖即应包括采购计划、项目管理、采购文件审核、开评标、专家管理、供应商管理、电子档案管理、缴退费管理、电子监督、信息公开、数据统计分析等管理过程；梳理并整合各种电子交易端，建设全额覆盖的信息化交易系统，应包含小额的定点采购、电子竞价、电子商城（各种耗材）、协议供货，中额项目的快捷采购系统，以及大额的电子招投标系统。信息化平台建设要做好和校内其他系统的互联互通，在确保安全、保密的前提下，充分实现部门之间的信息共享。此外招标采购管理部门要积极探索各种采购项目管理的信息化实现方式，尽可能充分利用信息化解决面临的效率、监管、人力等难题。

(四)努力建设高水平的专家库

学校招标采购管理部门负责学校评标专家库的建设和管理，要努力建设一支专业齐全、公正廉明、技术精湛的专家队伍，为全校的招标采购工作提供人才和技术支持；专家库应实行动态管理；为提高效率及保密性要求，学校招标采购管理部门需开发专家自动抽取系统，提高抽取自动化水平；抽取的专家名单需进行技术密封；确需人工实施的专家抽取，要设置专人负责，并出台具体措施做好该项工作。

(五)大力引进优秀供应商

招标采购管理部门要牵头建立全校所有采购项目均适用的供应商库，要采取公开征集、用户或采购职能部门推荐等方式积极吸纳社会上优秀的供应商进入学校供应商库；在学校统一招标采购平台操作的所有项目均应发布采购公告，入库供应商均有权对相应项目进行投标，任何单位和个人不得阻碍潜在合格投标人进行投标。对供应商应当建设诚信评价系统实行动态管理，优胜劣汰，对于供应商的违纪行为“零容忍”，做到有责必究。供应商需通过采购职能部门及招标采购管理部门双重审查合格后，由后者办理入库手续，入库名单需定期向学校招标领导小组报备。

（六）搭建便捷、全面的电子监察监督系统

为健全事前预警、事中监督以及事后追责机制，并适应纪委监察部门工作“三转”需要，招标采购管理部门应建立便捷、全面的电子监察监督系统。招标采购管理部门要在开评标会议室等场所设立音视频实时监控、录音录像、视频转存系统，要无遗漏的完整记录开评标及其他重要会议过程，并长久保存，以备追溯。所有需人工参与的开评标项目均需进行电子监督；电子监察监督系统应提供远程监督功能，以便按需进行事中监察。招标采购管理部门要制定出电子监督设备及其音视频资料的管理规定，实行专人管理，切实保障系统及资料安全。

五、做好纪律检查及监督工作

所有参与招标采购活动的工作人员均应遵守国家相关法律法规，按规定的权限、程序开展工作，坚持原则、廉洁自律，主动接受监察和监督。在采购活动中所有与供应商有利害关系的必须回避；禁止任何人员以任何方式非法干涉采购与招投标活动；纪检监察、财务、审计等部门应发挥对学校采购与招投标活动进行监督检查的重要作用，监督检查或审计期间，相关工作人员应当如实反应情况，提供有关材料；要适当引进工会及教代会代表不定期与会监督、各院部招标采购管理小组相互交叉监督、学生组织（学生会）不定期与会观察评议舆论监督。应在信息化系统中设立面向全校公开的违法、违纪、违规通报栏，进行预警曝光；要对质疑投诉的接受及处理进行阳光操作，设立面向全校公开的公示栏进行信息公开；任何部门和个人均有权利对学校招标采购活动中的违纪违规行为进行投诉和检举，相关部门应依照各自职责及时处理。对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，将依法依规给予党纪政纪处分，构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

六、本意见执行过程中，与国家新出台的法律、法规及规定有冲突的，以国家新颁布的法律、法规及规定为准；学校相关部门依据本意见负责制定具体办法或实施细则；本意见由财务部负责解释；本意见自发布之日起实行。